Konfrontasjon: Hvordan konfrontasjon kan føre til økt bevissthet, tillit, og positiv utvikling!

Hvorfor er så mange ledere redd for konfrontasjon?
Hvordan kan konfrontasjoner av ansatte føre til økt bevissthet, tillit, og positiv utvikling?

Jeg hadde en konfrontasjon med en ansatt i forrige måned forteller jeg. Å huff sier folk……. Det var synd. Hvordan gikk det da? Bra sier jeg.

Termwiki definerer ordet konfrontasjon, etter mitt syn på den beste måten: «Et møte der ansatte er invitert til å være helt ærlig med ledelsen om deres bekymringer. Brukt i vurderingen trivsel, men ikke altfor ofte.»

Hva betyr konfrontere eller konfrontasjon?
Ved å google ordet kommer det fram ulike synonymer konfrontere, presentere, møte, stille ansikt til ansikt; stille en overfor noe(n), f.eks. konfrontere en med hans tidligere uttalelser. Etymologi av kon- og frons, eg. ‘stille panne til panne’

Hvorfor er da mange ledere så redd for konfrontasjoner?
Konfrontasjoner er ofte ubehagelig. I konfrontasjoner blir det mye følelser og det kan lett utvikle seg til sinne, beskyldninger, grunnløse påstander og til slutt – gråt. Det snakkes mye om den «ubehagelige samtalen» og vanskeligheter som mange ledere har for å ta denne. For hvem er samtalen ubehagelig? De fleste tilfeller er samtalen mest ubehagelig for leder som må konfrontere den ansatte. Som leder kan jeg ofte forutsi hvordan den andre parten vil reagere – ofte irrasjonelt. Det er krevende da den du konfronterer ofte vil «angripe» og komme med kritikk tilbake. Mange utsetter derfor denne type samtaler eller lar være å gjennomføre dem i håp at at «ting går over».

Termwiki definerer ordet konfrontasjon, etter mitt syn på den beste måten:
«Et møte der ansatte er invitert til å være helt ærlig med ledelsen om deres bekymringer. Brukt i vurderingen trivsel, men ikke altfor ofte.»

Min påstand er at ubehagelige samtaler og «konfrontasjoner» fører til økt bevissthet, tillit, og positiv utvikling med nye løsninger.

Hvordan skal vi da skape et slikt «møte»?

Det finnes flere former for konfrontasjoner. Vi har ofte daglige små konfrontasjoner med våre kolleger og nærmeste. Forskjellen på små og ufarlige konfrontasjoner og den store ubehagelige, oppstår når svarene du som leder får ikke er konstruktive og bringer bedriften framover i hverdagen. Svarene du får består hele tiden av unnskyldninger og ting utsettes hele tiden.

Per har fått en oppgave som han skal gjennomføre i forbindelse med et prosjekt. Til tross for at jeg har hatt flere møter med Per i forkant skjer det ingenting. Når jeg spør hvordan det går får jeg beskjed om at det tar tid – han har mye å gjøre – men jobber med saken. Vi har sammen lagt en framdriftsplan som sier at oppgaven skal være gjennomført i løpet av 3 måneder. Jeg ser at denne fristen ikke kan overholdes slik fremdriften er nå. Jeg har flere ganger spurt Per om han trenger hjelp noe han avviser.

Hva skjer når du som leder blir misfornøyd?
Som leder blir jeg fort frustrert og lurer på hvorfor Per ikke forstår eller følger opp hva vi har avtalt tidligere. Når dette skjer flere ganger og utallige unnskyldninger senere blir jeg irritert. Som leder lurer jeg på hva jeg kunne ha gjort annerledes.Jeg mistenker at det er andre årsaker til at Per ikke får gjort jobben. Slik situasjonen er nå har jeg to alternativ – avvente situasjonen og se hva som skjer, eller konfrontere Per. Jeg er avhengig av framdrift og må ha en avklaring nå. Jeg får ikke en avklaring uten at jeg konfronterer Per.

Hva skjer når Per er misfornøyd?(Image courtesy of David Castillo Dominici at FreeDigitalPhotos.net)

Det går utover det generelle arbeidet han utfører. Han føler stress og press uten å vite hvordan han skal løse situasjonen. Det er ikke sikkert han er bevisst på hvorfor han ikke er får gjort arbeidet og føler både dårlig samvittighet og stort press på seg. Presset blir større jo lenger tid det går uten at arbeidet blir gjennomført.

Hva er forskjellen på oppfølgingssamtaler, medarbeidersamtale og konfrontasjon?
I en oppfølgingssamtale diskuterer jeg løpende arbeidsoppgaver, prosjektoppfølging, drift osv. Samtalene er ofte etter behov.
I en medarbeidersamtale gjennomgår jeg forventninger og krav begge veier en eller to ganger i året. Dette er en samtale med åpenhet begge veier om trivsel, arbeidsoppgaver osv.
Behovet for konfrontasjon oppstår når jeg opplever at forklaringene ikke stemmer med virkeligheten. Da får man lett en situasjon hvor kommunikasjonen mellom leder og ansatt blir anstrengt. Her trengs det å «stikke hull på verkebyllen». Hvis jeg lar denne situasjonen fortsette vil det eskalere og fort kunne ende opp i sykmelding. Jeg tror flere former for «utbrenthet» og hvor folk «møter veggen» skyldes slike uløste situasjoner. Her vil kanskje denne type samtaler virke som en luftrensning og skape videre engasjement.

Hvorfor kan en konfrontasjon avklare eller avdekke årsaker som du ikke avdekker i en vanlig oppfølgingssamtale?
Per har dannet seg ramme på hvordan hans verden fungerer. Han er oppriktig fastlåst i sine overbevisninger om at han gjør det riktige – ikke har nok tid – gjør sitt beste og vil gjennomføre oppgavene bare hans situasjon blir annerledes. Han er samvittighetsfull og merker at han ikke klarer å utføre oppgaven sin på en god måte. Det påvirker arbeidssituasjonen hans negativt og går utover kommunikasjonen på jobb. Han forsøker derfor å finne forklaringer på hva som er årsaken og holder fast på disse. Rammen blir «hans» virkelighet hvor det ikke finnes løsninger.

Jeg tror flere former for «utbrenthet» og hvor folk «møter veggen» skyldes slike uløste situasjoner.

Her vil kanskje denne type samtaler virke som en luftrensning og skape videre engasjement.Finn Schløsser-Møller

Målsettingen med å konfrontere Per er å få fram en oppriktighet fra han på situasjonen og ikke holde noe tilbake. Jeg må «bryte» Per sine eksisterende rammer, tilføre et nytt perspektiv utenfra slik at han endrer nåværende tankemønster. For å gjøre dette må jeg stille spørsmål, lytte til hva Per sier, tilbakevise påstander med fakta, og komme med forslag til løsninger. Min målsetting er å komme til bunns i saken, avklare hva som er den egentlig årsaken eller bakgrunnen for at Per ikke kommer videre med oppgaven. Mer om gjennomføringen av konfrontasjon har jeg skrevet i denne artikkelen.

Å gjennomføre en slik konfrontasjon kan ikke gjøres uten at jeg har en grunnleggende respekt for Per. Å gjennomføre en konfrontasjon uten å selv være 100 % saklig vil fort ende opp i at det ikke lenger er saken som diskuteres, men påstander basert på følelser. Da ender det fort opp i en konfliktsituasjon.

Min erfaring er at gjort på riktig måte vil Per få «renset luften». Det å «stikke hull på verkebyllen» kan også gjøre at «spenningen» og stresset som Per føler blir redusert. Jeg kan ikke alltid forvente oppnå formålet under selve konfrontasjonen og må la Per få mulighet til å reflektere over møtet og det som ble sagt. Ta alltid et oppfølgingsmøte senere.

Hvordan kan da konfrontasjon føre til økt bevissthet, tillit, og positiv utvikling?

• Ved å konfrontere gjør du personen bevisst og tvinges til å reflektere bla. over hvordan egen framferd virker på andre og andres på seg selv.
• Ved å stikke hull på en «verkebyll» hvor vedkommende kanskje selv føler dårlig samvittighet – renses luften. Ofte vil det være positivt at personen får en «utblåsning» – hindrer en framtidig «tidsinnstilt bombe».
• Kan virke virke preventivt i forhold til utbrenthet – problemstillingen blir håndtert før det kommer for langt.
• Oppriktighet overfor personen det gjelder- viser at jeg ikke har noen alternativ agenda – kun sak.  Dette skaper tillit.
• Nye ideer oppstår når personen endrer sine rammer.
• Ved avklaring skjer det positiv utvikling videre – lettere å få et løsningsorientert fokus.
• Misforståelser avklares og forventninger justeres.
• Bedre arbeidsmiljø med kolleger som ser at jeg som leder griper tak i problemene før det går så langt at det påvirker deres arbeidssituasjon negativt.
• Som leder vil jeg ofte få tilbakemeldinger om hvordan jeg oppfattes, og kan lettere justere min egen måte å kommunisere.

Les mer i denne artikkelen om hvordan en konfrontasjon kan gjennomføres.